Koppelingen - Mailserver van eigen gemeente inrichten

Laatst bijgewerkt ongeveer 9 uur

In Procura Verkiezingen is het mogelijk om e-mails te verzenden. U kunt daarbij denken aan het versturen van e-mails naar stembureualeden om bijvoorbeeld te polsen of men bereid is om mee te helpen bij de komende verkiezing.  Het is mogelijk om vanuit Procura Verkiezingen rechtstreeks een e-mail te versturen naar deze personen. Voordat u gebruik kunt maken van de e-mail functionaliteit binnen Procura Verkiezingen dient u deze te koppelen aan de mailserver van uw gemeente. Dit artikel beschrijft welke stappen u daarvoor dient te ondernemen.

Wilt u gebruik maken van de Procura mailserver, in plaats van uw "eigen" mailserver? Dat kan ook, raadpleeg daarvoor het volgende artikel

Stappenplan inrichten e-mail functionaliteit

Binnen Procura Verkiezingen beheert u e-mail instellingen in het scherm Beheer > Algemene instellingen > Instellingen E-mail
U ziet op dit scherm de volgende invoervelden:
image.png 50.88 KB

Instellingen

Voordat u begint, adviseren wij u om de aanpassingen door te voeren na overleg met de netwerkbeheerder van uw gemeente. De netwerkbeheerder van uw gemeente kan u vertellen welke gegevens u in moet vullen en kan aanpassingen in de firewall van uw gemeente doorvoeren.

 SMTP-server     
  • Hier vult u één van de IP-adressen of de dns-naam van uw Gemnet/Diginetwerk reeks in (let op: niet XX.XXX.X.254). Op uw firewall dient u vervolgens het verkeer door te routeren * naar uw interne mailserver. 

Poort
  • De poort waarop de mailserver luistert. 
    U dient hier poort 25 te gebruiken. Ook als u gebruik maakt van TLS of SSL dient u poort 25 te gebruiken.

 Gebruikersnaam
  • De loginnaam. Laat dit veld leeg als u geen autorisatie gebruikt

Wachtwoord
  • Het wachtwoord. Laat dit veld leeg als u geen autorisatie gebruikt

Verbindingsbeveiliging
  •  Geeft aan of de mails versleuteld verstuurd moeten worden of niet. Mogelijke keuzes zijn Geen, STARTTLS, SSL-TLS

Afzender (Van)
  • De standaard afzender wanneer u e-mails verstuurt. De ontvanger ziet dit e-mailadres als de afzender van de vanuit Procura Verkiezingen verstuurde e-mails 

Procura Verkiezingen in Gemnet/Diginetwerk

Procura Verkiezingen opereert binnen Gemnet/Diginetwerk. Binnen Gemnet/Diginetwerk is geen directe koppeling met het Internet of uw gemeentelijke netwerk.  U zult extra acties moeten ondernemen in uw netwerk en/of firewall om een SMTP-connectie vanuit Procura Verkiezingen  mogelijk te maken met/naar uw mailserver 

De netwerkbeheerder van uw gemeente zal deze acties voor uw gemeente moeten uitvoeren: 
- Cloud klanten dienen bij SMTP-server altijd de gateway van Gemnet/Diginetwerk in te vullen. 
- Controleer daarnaast of het verkeer over poort 25 doorgelaten wordt. 
- De e-mail berichten van Procura Verkiezingen worden vanaf IP-adres 10.251.1.6 (Gemnet) of 95.152.165.226 (Diginetwerk) verzonden en op uw Gemnet/Diginetwerk gateway op poort 25 afgeleverd. 
- Vervolgens kunt u uw netwerkinrichting zodanig aanpassen dat dit verkeer vanaf de gateway door-gerouteerd wordt naar uw mailserver. 
- U kunt de berichten afleveren naar de mailserver binnen uw gemeentelijke netwerk. 
- Ook kunt u de berichten doorsturen naar een externe mailserver op het Internet (bijvoorbeeld: naar een Office365-mailserver) 
Wees er in het laatste geval wel van bewust dat het e-mail verkeer in een dergelijke geval via het openbare Internet verloopt. 


Testen

 Nadat u een mailserver heeft ingesteld en opgeslagen kunt u testmails versturen. Controleer na elke aanpassing altijd of u succesvol test- e-mails kunt versturen. Controleer ook of deze e-mails daadwerkelijk aankomen. Procura raadt aan om tijdens het testen mails te versturen naar een aantal verschillende adressen, bijvoorbeeld door een test e-mail te sturen naar zowel een @<uw-gemeente>.nl, een @live.com als een @gmail.com adres.
U test hiermee of de mails succesvol aankomen en of de mails niet worden geblokkeerd door bijvoorbeeld een spam-filter.
Ook kunt u gebruik maken van een dienst als mail-tester.com om de status van de mail te controleren.
 
Bij afzender(Van) vult u het e-mailadres in dat als standaard afzender zal worden gekozen als u e-mails aanmaakt. Bij het aanmaken van e-mails kunt u er nog voor kiezen om de afzender aan te passen.