Benoemingen is in Procura Verkiezingen opgedeeld in twee variaties. Zo is er een onderscheid gemaakt tussen Benoemingen na Verkiezingen en Tussentijdse Benoeming. De eerst genoemde gebruikt eenmalig tot uiterlijk één dag na de vaststelling van de verkiezingsuitslag. In het geval de status van een Zittend raadslid veranderd gebruikt u de wizard Tussentijdse Benoeming.
Uitgangssituatie
Alvorens u benoemingen kunt registreren met behulp van Procura Verkiezingen, moet de de definitieve verkiezingsuitslag in Procura Verkiezingen bekend zijn. Controleer of aan de voorwaarden is voldaan door te controleren of u de volgende acties heeft uitgevoerd:
U heeft de tellingen in OSV aangemaakt en in Procura Verkiezingen geïmporteerd. Dit heeft u gedaan door:
Ofwel van alle stembureaus een EML 510a tellingen stembureau te importeren
Ofwel een EML-bestand bestand 510b tellingen gemeente te importerenimage.png 71.48 KB Dit doet u in het menu Uitslagverwerking > Uitwisseling via EML > EML 510 - Telling Als het menu grijs van kleur is, dan is de verkiezing reeds geblokkeerd (zie laatste controle punt)
U heeft de definitieve verkiezingsuitslag in OSV op kandidaatniveau vastgesteld en in Procura Verkiezingen ingelezen. Dit heeft u gedaan door het EML-bestand 520 Resultaat in Procura Verkiezingen te importerenimage.png 93.44 KB Dit doet u in het menu Uitslagverwerking > Uitwisseling via EML > EML 520 - Resultaat Als het menu grijs van kleur is, dan is de verkiezing reeds geblokkeerd (zie laatste controle punt)
U heeft de verkiezingsuitslag in Procura Verkiezingen geblokkeerd. Dit heeft u gedaan door een vinkje te plaatsen voor “De uitslag is compleet”, “De uitslag is definitief vastgesteld” en “De uitslag mag op kandidaat niveau worden gepresenteerd”image.png 70.01 KB Dit doet u in het menu Uitslagverwerking > Uitslagberekening > Status uitslagverwerking
De kandidaat waarvoor een tussentijdse benoeming uitgevoerd moet worden heeft de status "Zittend raadslid"
Dit doet u in het menu Benoemingen > Kandidaten Dubbelklik op de kandidaat en wijzig het gegeven Status van de benoeming naar "Zittend raadslid"
Tussentijdse benoeming
Voor het uitvoeren van een tussentijdse benoeming gaat u het scherm Benoemingen > Hoofdmenu > Tussentijdse benoeming. Als u dit scherm niet ziet, dan betekent dat dat de geopende verkiezing niet geschikt is voor het uitvoeren van Benoemingen (bijvoorbeeld landelijke verkiezingen).
Het scherm Tussentijdse Benoemingen maakt het mogelijk om via een wizard tussentijdse benoemingen van kandidaten te registreren. Na het doorlopen van de wizard is de benoeming correct geregistreerd in Procura Verkiezingen en worden daarbij automatisch de benodigde officiële modellen aangemaakt.
Stappenplan - Tussentijdse benoeming
1.1 Stappenplan: Benoeming type1.png 51.5 KB
We beginnen met het selecteren van een benoeming type. We hebben daarbij de keuze uit een Normale tussentijdse benoeming of een Tijdelijke tussentijdse benoeming (bijvoorbeeld in het geval van zwangerschapsverlof). Kies het benoemingstype doe van toepassing is en klik op Volgende(F2)
1.2 Stappenplan: Ontstaan van de vacature
2.png 44.71 KBBij Partij selecteert u de partij waarbij er een benoeming wijzigt Bij Vacature van selecteert u de persoon die (tijdelijk) vervangen zal worden Bij Reden geeft u aan waarom geselecteerd persoon zijn functie (tijdelijk) neerlegt. Klik vervolgens op Volgende(F2)
Let op: De lijst Vacature van zal alleen personen tonen waarvan Status benoeming gelijk is aan Zittend raadslid of Tijdelijk zittend raadslid
1.3 Stappenplan: Aanvullende info3.png 47.35 KB
Op dit scherm heeft u de mogelijkheid om extra informatie te registreren. Als u géén aanvullende informatie wenst te registreren, kunt u deze stap overslaan. Klik op Volgende(F2)
1.4 Stappenplan: De plaatsvervanger4.png 86.85 KB
U kunt nu een plaatsvervanger selecteren voor de persoon die zijn functie opgeeft. Automatisch wordt de persoon met het hoogste kandidaat nummer die nog niet benoemd is voor een functie geselecteerd. Desgewenst kunt u een andere persoon selecteren.
Selecteer de juiste vervanger en klik op Volgende(F2)
1.5 Stappenplan: Benoemingsformulieren
5.png 117.63 KBAfhankelijk van de eerdere stappen zal deze pagina automatisch de juiste Officiële modellen en Openbare kennisgevingen voor u selecteren. Het volstaat doorgaans om de vinkjes te laten staan en op Volgende(F2) te klikken. Desgewenst kunt u hier aanvullende formulieren aan/uit vinken.
1.6 Stappenplan: Belangrijke datums6.png 91.24 KB
Vul de juiste datum in per vraag en klik op Volgende(F2)
1 .7 Stappenplan: Export type7.png 46.98 KB
U kunt hier aangeven in welk type formaat de formulieren aangemaakt worden. U kunt daarbij kiezen uit PDF of DOCX. Als u voor DOCX kiest, heeft u de mogelijkheid om de brieven naderhand aan te passen. Om deze reden is de DOCX doorgaans te prefereren. Na uw keuze gemaakt te hebben Volgende(F2)
1.8 Stappenplan: Overzicht8.png 125.33 KB
U krijgt een overzicht te zien met de gegevens die u in de eerdere stappen heeft opgegeven. Controleer of alle stappen juist zijn ingevuld en klik op Voltooien
9.png 66.99 KB
Direct na het klikken op Voltooien verschijnt een voortgang scherm. Controleer deze op foutmeldingen en klik nadien op Sluiten(Esc)
1.9 Stappenplan: Aangemaakte formulieren
De benodigde formulieren zijn nu aangemaakt en kunt u downloaden via Benoemingen > Formulieren > Aangemaakte formulieren . Selecteer alle formulieren en klik op Download
10.png 148.49 KB
Na het klikken op Download wordt een Zip-bestand ter download aangeboden. Plaats deze op een locatie op uw computer. In het Zip-bestand zitten de geselecteerde formulieren. U kunt deze formulieren laten ondertekenen en deze vervolgens inleveren bij het Centraal Stembureau
In Procura Verkiezingen zult u zien de wijzigingen in Benoemingen automatisch zijn doorgevoerd. Zie het scherm Benoemingen > Kandidaten11.png 74.46 KB
U ziet dat kandidaat nummer 1 ontslag heeft genomen en dat kandidaat nummer 9 Benoemd is (maar nog niet toegelaten).
2.0 Stappenplan: herstellen van fouten
Mocht u na het volledig doorlopen van de Wizard tot de conclusie komen dat er een fout is gemaakt, en de stappen ongedaan wenst te maken, dan volstaat het om de aangemaakte formulieren weg te gooien en de status van de benoeming van de geselecteerde personen handmatig terug te zetten. U kunt dat doen via de schermen Benoemingen > Formulieren > Aangemaakte formulieren. Selecteer vervolgens de foutieve formulieren en klik op Verwijderen(F8)
Via het scherm Benoemingen > Kandidaten kunt u vervolgens per kandidaat de Status van de benoeming terugzetten.
